编码#xff0c;是一件简单的事情#xff0c;但绝对不是一件容易做好的事情#…主数据编码作为一类重要的数据资源在信息化建设中具有重要的地位和作用是保证现有信息系统和未来新系统建设成功的关键因素决定着系统中的信息一致性。

编码是一件简单的事情但绝对不是一件容易做好的事情是一件重要且有意义的事情但绝对不是每家企业都能做好的事情。

为什么要制定编码

主数据是各信息系统共用的“标准化语言”在进行企业主数据的治理时常常会建立一套对应的编码如物料编码、供应商编码、人员编码等等。

每套编码规则都不尽相同那么为什么需要去定制一套编码呢

1.一物一码

让每一个物品或者物品类别进行对应唯一一个编码让这个编码贯穿采购、生产、入库、销售、记账等业务环节是各个业务部门进行高效协作的基础。

2.分配编码段多点同时编码

由于编码工作无法有一个唯一入口完成造成了分布在企业内不同地点的工作人员均有权生产某个主数据的编码。

为了避免重复可以在编码规范中实现建立编码段再将这些编码段分配给各个不同的编码地点有效避免出现编码重复现象。

3.进行有意义编码使得物品信息更容易获取

编码中将大量的属性信息转变为编码中某个特定位的特定码这样操作人员就能够即使仅仅看到编码也能够获取到很多主数据的属性信息。

4.能够自行编码

如果编码规范对每一位的编码都进行的规范和定义每当遇到一个新的主数据时该数据可以自动根据规范生成编码降低人工工作量。

总的来说编码的目的在于将数据编码化繁为简便于主数据的管理。

主数据编码用于机器识别重点解决的是异构系统之间的数据映射问题是数据集成的基础。

02主数据编码设计规范

信息化的过程中为了便于计算机处理信息需要给企业的各类信息人员、物资、机构等进行编码。

信息编码一般由数字和字母组成编码位数由编码对象的多少决定同时还要遵循一定的信息分类和编码原则。

一编码原则

主数据编码是保证数据的唯一性、一致性的关键属性。

通过对主数据分类编码的标准化杜绝自然语言描述下的不规则和理解的二义性便于实现计算机信息处理以提高信息管理的效率。

因此编码设计当然有一些原则需要去遵守比如编码要有全局性唯一性、适度性、灵活性、扩展性等。

对于唯一性与扩展性换句话说当一些新的物料数据进来以后我们能方便添加更多的编码进来而此时的编码也需要是唯一的也就主数据编码只能对应一个确定的实体对象。

编码过程中遵循以下总体原则

1.全局性

制定全集团统一的物料编码标准制定全集团下属单位内使用统一的数据标识通过采用统一的数据名称增强物资数据可读性减少歧义性提高沟通效率

2.唯一性

相同的数据在不同的部门、不同的单位采用并能保证统计分析口径的一致性为上层决策提供基础增强数据的可比性同一编码保证数据的唯一性可以避免数据的冗余。

3.适度性

物料编码标准的制定满足相关系统的要求同时编码规则适度不宜太复杂用户维护和使用便利编码资源耗用合理编码长度合理。

4.灵活性

在业务需求发生变化时候需要制定新的物料编码要求对于原有的物料编码可以对其进行扩展以满足新的业务需求避免全盘重新编码的巨大工作量。

二编码方法

主数据编码一般采用数字的形式进行编码。

通常情况下会使用系统自动生成的流水码来作为主数据的编码。

关于编码方法业内通常有三种方式即顺序码、层次码、组合码。

1.顺序码

在一个有序的字母、数字或者字母加数字的集合中顺序地为编码对象分配编码。

顺序码包括三种类型递增顺序码、系列顺序码和约定顺序码。

2.层次码

该编码方式以线分类为基础下位类包含在上位类中层次码的编码基础是编码对象各层级间特性的差异将编码对象编成连续递增的复合代码。

3.组合码

顾名思义即顺序码层次码的组合如下图所示的编码结构示例它是一个组合码。

以物料主数据为例可以将物料主数据分类码分为大类码、中类码、小类码物料编码采用10位流水码编码宜采用阿拉伯数字编码应简单化不宜用具有特殊含义的字符进行编码各类物料编码规则和长度应保持统一并且采用流水码——可以保证编码的唯一性就是通常所说的“一物一码”。

当然以上三种编码方式他们各有优缺点如下图所示。

我们建议在选择编码方法时先基于对各编码方法优缺点分析结合企业自身现状特点初步选取候选编码方法然后召集业务人员、技术人员、相关负责人等涉及人员集中讨论初步达成统一意见最后形成编码方案向高层汇报取得高层确认。

编码制定的过程是需要进行大量的讨论和确认才能形成一个好的编码方案。

在现实中正是因为企业编码不统一、造成了后续采购以及存储等一系列问题所以编码方案一旦确定出来实施人员就需要与客户的高层进行确认。

当确定编码规则后如何通过软件进行管理呢亿信华辰睿码主数据管理平台作为一款主数据管理软件也是可以进行编码管理的如下图所示是编码规则的制定在这个过程中看到有许多种规则包括固定字符、流水号以及从数据层进行取数这样的编码方式可以覆盖更多的场景包括顺序码、层次码以及组合码。

1.流水号

给定一个数字大小范围有顺序地给数据生成编码。

编码规则中可定义长度范围与递增步长。

2.字段

可以选择主数据模型视图中的对应的字段对应字段的值为所生成的编码。

3.日期时间型

主数据编码似简单但在应用过程中却没有那么简单。

拿物料主数据来说

A这种情况一般来说设计环节、生产环节只需要一个物料码而财务核算可能是要分开核算的物料的给码建议如果仓库区分摆放分开管理且不同供应商价格变动大影响产品成本建议设置多个代码。

如果库房没有分开管理实物无法区分是哪个供应商的价格变动较小建议设置一个代码。

A这种情况是物料管理的颗粒度问题同时也反映出了企业的管理颗粒度。

对于精细化管理的企业显然是要分码管理的虽然是同一种物料即便型号、规格相同制造成本相同但由于颜色的不同可能面对的客户受众不同细分市场不同价格和销量也不一定相同。

这种情况是必需要分不同的物料码管理的。

但如果颜色这个属性对于销售业务以及下游的客户市场影响不大甚至没有影响是可以作为一个物料进行管理的。